با نحوه استفاده از پلنر بیشتر آشنا شوید
پلنر یا دفتر برنامه ریزی یکی از ابزارهای کاربردی برای مدیریت زمان و وظایف است و با استفاده از آن می‌توانید کارهایتان را با اولویت بندی بهتری انجام دهید.
شاید شما هم جزو افرادی باشید که هربار تصمیم می‌گیرند کارهایشان را از شنبه هفته آینده با انگیزه بالا شروع کنند، اما بیشتر اوقات هیچ یک از اهداف تعیین شده در زمان مورد نظر انجام نمی‌شود. چرا که یادتان نمی‌ماند که چه کاری را می‌خواستید انجام دهید و حتی اگر فراموش نکرده باشید، کارهای غیرضروری را در اولویت قرار می‌دهید و همین موضوع باعث می‌شود همیشه کارهای ضروری شما ناتمام بماند یا به درستی انجام نشود.
این در حالی است که اگر نحوه کار با پلنر را یاد بگیرید، دیگر رسیدن به هدف هایتان دور از انتظار نخواهد بود. گاهی اوقات ممکن است به قدری مشغله فکری شما زیاد باشد که فقط با برنامه ریزی و مدیریت زمان بتوانید کارهایتان را به درستی انجام دهید. فرقی نمی‌کند بخواهید برای امور تحصیلی یا شغلی و حتی تناسب اندام و وظایف روزانه برنامه ریزی کنید.
غالبا پس از تهیه پلنر این سوال به ذهن ما می‌رسد که چگونه پلنر را پر کنیم. درصورتی که تصمیم دارید یکبار برای همیشه برنامه ریزی هدفمندی انجام دهید و با پایبندی به مدیریت زمان به قهرمان زندگی خود تبدیل شوید. تا پایان این مطلب با ما همراه باشید. در این مقاله شما را با طرز استفاده از پلنر و نحوه برنامه‌ریزی دقیق و منظم آشنا خواهیم کرد.
چرا از پلنر استفاده می کنیم؟
استفاده از پلنر به شما کمک می‌کند تا زمان، وظایف و اهدافتان را به صورت کارآمدتر مدیریت کنید. بیشتر افراد موفق مردم را به برنامه ریزی تشویق می‌کنند و می‌گویند «هدف بدون برنامه فقط یک آرزو است.» بنابراین، باید اهدافتان را مشخص و مستند کنید تا بتوانید با اولویت بندی به آن‌ها برسید.
یکی از مزیت‌های استفاده از پلنر سازماندهی وظایف است. با دفتر برنامه ریزی می‌توانید کارهایتان را به صورت سازمان یافته مدیریت کنید. الویت بندی همیشه مهم است، شما باید بدانید چه کارهای مهمی دارید و کدام یک را باید سریع‌تر انجام دهید.
با این کار فعالیت‌های غیرضروری کنار گذاشته می‌شوند. کافیست یک خودکار به دست بگیرید و هرآنچه در ذهن دارید را روی کاغذ پیاده کنید. دراین صورت همه چیز دربرابر چشم‌های شما قرار می‌گیرد و انتخاب و مدیریت‌شان آسان‌تر می‌شود.
دفتر برنامه ریزی، ابزاری برای مدیریت زمان و افزایش بهره وری
با استفاده از پلنر می‌توانید زمان مشخصی را برای فعالیت هایتان تخمین بزنید و بدانید انجام دادن کارهایتان چقدر زمان می‌برد. بدین ترتیب، می‌توانید به نحو احسن از زمانتان استفاده کنید. بیشتر افراد ارزش زمان را با طلا مقایسه می‌کنند، پس وقت آن رسیده با نحوه کار با پلنر آشنا شوید و زمان خود را به بهترین شکل ممکن مدیریت کنید.
با برنامه ریزی دقیق تمرکز بر اهداف به صورت مؤثرتری انجام می‌شود و بهره وری شما در انجام کارهایتان هم بیشتر خواهد شد. استرس می‌تواند بدترین دشمن برای انسان باشد، زمانی که فرصت کمی برای انجام فعالیت هایتان دارید، استرس مثل خوره به جان آدم می‌افتد.
این در حالی است که اگر نحوه استفاده از پلنر را یاد بگیرید، با نوشتن کارهایتان و عمل به برنامه ریزی دقیق و منظم خود، دیگر باید با استرس خداحافظی و بحران های به وجود آمده را با بینش و آگاهی بیشتری مدیریت کنید.
چه نوع پلنری مناسب کار من است؟
پلنرها انواع مختلفی دارند و به منظور استفاده از آن‌ها باید مناسب‌ترین نوع آن را برای خود تهیه کنید. ازنظر بازه زمانی پلنرها انواع مختلفی شامل پلنر روزانه، هفتگی، ماهانه و سالانه دارند.
پلنر روزانه
نحوه استفاده از پلنر روزانه بسیار آسان است. چراکه هر صفحه آن به یک روز اختصاص دارد و می‌توانید برنامه‌ریزی روزانه تان را در آن بنویسید. در این دفتر جزئیات روز مانند وظایف روزانه، مجموع هزینه و پس‌انداز، برنامه غذایی، خریدها و نحوه پوشش، قدردانی و شکرگزاری، برنامه نظافت و بسیاری موارد دیگر مشخص شده است. درنهایت، خلاصه‌ای از فعالیت‌های روزانه‌تان را می‌توانید در انتهای آن بنویسید.
پلنر هفتگی
این دفتر برای افرادی مناسب است که می‌خواهند فعالیت هایشان را به صورت هفتگی برنامه ریزی کنند. دفتر برنامه‌ریزی هفتگی برای جلسه‌ها و رویدادهای هفتگی بهترین انتخاب است و با آن می‌توانید فعالیت هایتان را به صورت هفتگی سازماندهی و اولویت بندی کنید.
پلنر ماهانه
در پلنر ماهانه امکان مدیریت کارهایتان بر اساس بازه زمانی یک تا سه ماهه فراهم شده است. برنامه‌ریزی این پلنر درمقایسه با پلنر روزانه و هفتگی کُلی‌تر است. پیشنهاد می‌کنیم برای نوشتن برنامه خود در پلنر ماهانه از مداد استفاده کنید تا درصورت جا به جایی کارها در طول ماه بتوانید با پاک کن آن‌ها را پاک کرده و برنامه جدیدتان را جایگزین کنید.
پلنر سالانه
نحوه استفاده از پلنر سالانه سخت و پیچیده به نظر می‌رسد اما درصورت تمایل به سازماندهی کارها بر اساس نظم و زمان‌بندی دقیق استفاده از این دفتر بهترین انتخاب برایتان خواهد بود. این پلنر مانند قطب نمای روزانه عمل می‌کند و می‌توانید از نمای کُلی آن برای جهت دهی به فعالیت‌های روز، هفته یا ماه بعدتان استفاده کنید.
شایان ذکر است که دسته‌بندی پلنر بر اساس استفاده شامل پلنر پایه برای پیگیری مستمر فعالیت‌ها، پلنر مخصوص سفر، پلنر تحصیلی، شغلی، سلامتی و تناسب اندام، مالی، شخصی، بولت ژورنال، فانتزی و… وجود دارد که به تناسب کاربرد می‌توانید از هرکدام استفاده کنید.
معرفی نحوه کار با پلنر، ابزاری برای بهبود برنامه ریزی و مدیریت زمان
نحوه استفاده از پلنر تکینک‌های خاص خود را دارد که با یادگیری و استفاده از آن‌ها می‌توانید برنامه ریزی منسجم و دقیق تری پیاده سازی کنید. شایان ذکر است که «برنامه‌ریزی» زمانی مؤثر است که به آن پایبند باشید و وظایف تعریف شده را در زمان مقرر به درستی انجام دهید.
برای مثال، فرض کنید تصمیم دارید بخش مشخصی از تکالیف درسی‌تان را در روز تعطیل انجام دهید. اما به جای انجام وظایف تعیین شده، به خرید می‌روید یا زمانتان را به کارهای دیگر اختصاص می‌دهید و به طورکامل اهدافتان را نادیده می‌گیرد.
دراین صورت نادیده گرفتن وظایف تعیین شده می‌تواند شما را از رسیدن به اهداف و انجام درست و دقیق برنامه‌ریزی دور کند و استفاده از پلنر هیچ سودی برایتان نداشته باشد. بنابراین، قبل از هرچیزی تمام تلاشتان را برای اجرای برنامه خود به کار بگیرید و نگذارید در آن وقفه‌ای به وجود بیاید.
در واقع، این موضوع کار سختی به نظر می‌رسد اما هیچ چیز با ارزشی آسان به دست نمی‌آید. در ادامه، نحوه کار با پلنر را به صورت گام به گام آموزش می‌دهیم.
هر روز هدف روز بعد را مشخص می کنیم
بهتر است زمانی که انگیزه و انرژی کافی برای نوشتن دارید، هدف‌هایتان را مشخص کنید. تعیین هدف در انواع پلنرها می‌تواند متفاوت باشد، در پلنر روزانه می‌توانید وظایف روز بعد را در دفتر برنامه ریزی تان بنویسید و در طول روز در انجام کارها درمانده نباشید و ندانید چه کاری را چه زمان و چگونه باید انجام دهید. این کار برای دانش آموزان، دانشجویان و کارمندان بسیار کاربردی است.
یادگیری روش استفاده از پلنر به شما کمک می‌کند تا هر روز روی دستاوردهای مورد نظرتان تمرکز کنید و با انجام دادن آن‌ها زمان خود را به شکل بهتری مدیریت کنید. نوشتن وظایف و اولویت بندی کارها نه تنها بهره وری شما را افزایش می‌دهد، بلکه به شما کمک می‌کند تا به طور چشمگیری در زمان انجام کارها صرفه جویی کنید.
برای مثال، درصورتی که در برنامه تان برای ساعت ۷ صبح ۲ ساعت ورزش تعیین کرده باشید، تخمین زمانی شما دو ساعت خواهد بود و اگر به درستی پیاده شود، دیگر نیاز نیست زمان اضافه‌ای را برای ورزش کردن صرف کنید.
این در حالی است که وقتی بدون تخمین زمان و هدف گذاری برای ورزش کردن راهی شوید، ممکن است ۲ ساعت شما تبدیل به ۳ یا ۴ ساعت شود. این کار سبب می‌شود نتوانید سایر فعالیت‌هایتان را در زمان مقرر انجام دهید و همه کارهایتان بدون نظم خاصی انجام می‌شوند.
بدین ترتیب برای شروع کار با پلنر باید تعیین کنید چه هدفی دارید و چه کارهایی را می‌خواهید انجام دهید. نوشتن برنامه ریزی روزانه قبل از خواب می‌تواند بهترین راهکار برای سازماندهی کارهای روزانه و کاهش استرس باشد.
داشتن برنامه منظم هفتگی، گامی به سوی اهداف
برنامه هفتگی چشم اندازی روشن از کارهای است که می‌خواهید در طول یک هفته انجام دهید. بدین ترتیب در پایان هر هفته، برنامه هفته بعدتان را تعیین کنید و در برنامه خود بنویسید چه کارهایی می‌خواهید انجام دهید، چند قرار ملاقات دارید، به کجا باید بروید و چه دستاوردی را باید در هفت روز هفته به دست آورید.
نیاز نیست کارهای روزانه را به صورت جزئی بنویسید، فقط در حالت کُلی تعیین کنید چه کارهایی باید در طول یک هفته انجام شوند. دراین صورت هر هفته قطب نمای کاملی از هفته های پیشین و آینده خود خواهید داشت و می‌توانید نقاط ضعف و قوتتان را در انجام کارها ازطریق برنامه هفتگی شناسایی کنید.
همچنین، برنامه‌ریزی هفتگی انعطاف پذیری بیشتری نسبت به برنامه ریزی روزانه دارد و می‌توانید برنامه هایتان را به طور دلخواه در طول هفته جابه‌جا کنید. البته بهتر است یک برنامه مشخص تعریف کرده و طبق آن پیش بروید.
اولویت بندی کارها با برنامه هفتگی بهتر انجام می‌شود و می‌توانید برخی از فعالیت‌هایی که محدودیت زمانی ندارند را در طول هفته پخش و وظایف مهم تر را زودتر انجام دهید. دراین صورت به خودی خود وظایف روزانه شما هم انجام می‌شوند و در پایان هفته می‌بینید تمام کارهایتان را به خوبی انجام داده‌اید.
بخش ماهانه پلنر، برنامه‌ریزی هدفمند و بلندمدت
در پلنرها بخشی به نام برنامه ریزی ماهانه وجود دارد که می‌توانید در آن مناسبت‌ها، برنامه‌ها و رویدادهای بدون تغییر را بنویسید. نوشتن برنامه ماهانه به شما کمک می‌کند آینده تان را با چشم انداز روشن‌تری رقم بزنید و در کارهایتان درمانده نباشید. برای مثال، می‌توانید مشخص کنید در طول یک ماه می‌خواهید ۲۰ روز از ماه را به طور اختصاصی به مطالعه کنکور اختصاص دهید و فرایند مطالعه تان را در برنامه ماهانه خود یادداشت کنید.
برنامه ریزی بلند مدت برای تحقق اهداف بسیار مفید است و باید در بخش ماهانه پلنر تعهدات و وظایف ماهانه به صورت منظم یادداشت شوند. برای مثال، در طول ماه می‌خواهید چه دستاوردهایی داشته باشید؟ همان را بنویسید و به آن عمل کنید. همچنین، این کار به شما کمک می‌کند نقاط قوت و ضعف خود را بهتر بشناسید و برنامه ریزی بهتری برای ماه های آینده خود داشته باشید.
فقط از یک نوع پلنر استفاده می کنیم
اینکه در دفتر پلنر چه بنویسیم بستگی زیادی به نوع پلنر یا دفتر برنامه ریزی مورد استفاده ما دارد.
یکی از نکات مهم در نحوه استفاده از پلنر این است که استفاده از پلنرهای گوناگون کار را برای شما سخت و پیچیده می‌کند و برنامه تان هماهنگی و انسجام کمتری خواهد داشت. چرا که نوشتن برنامه در چند پلنر ممکن است باعث تداخل در برنامه‌ها شود و برنامه شما مسیر درست خود را طی نکند. به همین دلیل، در هنگام خرید پلنر تصمیم خود را بگیرید می‌خواهید برنامه ریزی روزانه، هفتگی، ماهانه یا سالانه انجام دهید.
با استفاده از یک نوع پلنر می‌توانید ساختار یکسانی را برای برنامه‌ریزی و نظم و ترتیب بهتری برای انجام کارها و اهدافتان تعریف کنید. درواقع، نیازی نیست برنامه هایتان را در چند دفتر برنامه ریزی بنویسید. چرا که حمل و استفاده از آن‌ها چالش‌های خاص خود را دارد.
بنابراین، با استفاده از یک پلنر، برنامه‌ریزی ساده‌تر و مؤثرتری خواهید داشت و نیازی نیست با انواع قالب‌ها و ساختارهای متنوع پلنرها سازگار شوید. این موضوع باعث می‌شود روی هدف‌ها و وظایفتان بهتر تمرکز کنید.
شایان ذکر است که با استفاده از یک پلنر، تمام برنامه هایتان در یک نگاه دردسترس شما قرار می‌گیرد و می‌توانید به سرعت از روند انجام کارهایتان آگاه شوید. به طورکلی، با استفاده از یک پلنر برنامه ریزی ساده‌تر، هماهنگ‌تر، منسجم‌تر و کارآمدتری خواهید داشت و زمان و انرژی خود را به طور بهتری مدیریت می‌کنید.
استفاده از رنگ های شاد در خودکارها و ماژیک ها
استفاده از خودکارهای با رنگ‌بندی مختلف می‌تواند به شما کمک کند تا وظایف را با ترتیب خاصی از یکدیگر تفکیک کنید. دراین صورت می‌توانید از هر رنگ برای نوشتن فعالیت‌های مختلف بهره‌مند شوید. برای مثال، رنگ قرمز را برای وظایف ضروری و مهم با اولویت بالا، رنگ آبی برای کارهای جدید یا عقب افتاده، رنگ سبز برای وظایف روزانه و… به کار بگیرید.
کد گذاری رنگی به خاطرسپردن کارها را آسان‌تر می‌کند و با استفاده از چندین رنگ می‌توانید کارهایتان را بر اساس دسته بندی مختلف مانند اولویت، نوع یا موضوع مرتب کنید. استفاده از خودکارهای با رنگ متنوع این امکان را به شما می‌دهد با یک نگاه لیست کارهایتان را بررسی و حتی آن‌ها را با کد گذاری رنگی به ترتیب از اولویت بالا به پایین مرتب کنید.
بیشتر اوقات کد گذاری رنگی برای یادآوری رویدادها و مناسبت‌های خاص استفاده می‌شود و افراد با استفاده از این روش برنامه‌هایشان را با تمرکز و دقت بیشتری پیش می‌برند. چرا که با برجسته کردن وظایف در زمان خاص تمرکزتان روی فعالیت‌ها بیشتر خواهد شد.
کد گذاری با استفاده از خودکارهای رنگی یا استیکرها ساده ترین راهکار برای صرفه جویی در زمان و ایجاد تعادل و هماهنگی بین کارها است. به طورکلی، استفاده از رنگ‌های مختلف در مدیریت و کنترل وظایف نقش مؤثری دارد و کارایی و بهره‌وری شما را افزایش می‌دهد.
انتخاب یک پلنر جمع و جور
انتخاب پلنرهای کوچک و جمع وجور این امکان را به شما می‌دهد تا دفتر برنامه ریزی‌تان را به راحتی حمل کنید و فضای زیادی را در کیف دستی یا کوله پشتی شما اشغال نکند. دراین صورت دفتر برنامه‌ریزی خود را همیشه همراه خواهید داشت و می‌توانید برنامه‌تان را به راحتی چک کنید و نگرانی بابت فراموشی کارهایتان نداشته باشید.
پلنرهای با ابعاد بزرگ ویژگی‌های خاص خود را دارند اما وزن زیاد و اندازه بزرگشان می‌تواند برایتان مشکل ساز شود. باتوجه به حمل سخت پلنرهای بزرگ باید موارد مهم را در گوشی یا دفتر یادداشت و سپس به پلنرتان انتقال دهید که راهکار مناسبی برای برنامه ریزی نیست و به نوعی دوباره کاری محسوب می‌شود.
درحالی که می‌توانید با تهیه پلنر جمع وجور آن را همیشه به همراه داشته باشید. خرید پلنر با رنگ بندی جذاب و ساختار چشم نواز انگیزه و علاقه شما را به برنامه ریزی افزایش می‌دهد. بنابراین، به دنبال پلنرهای رنگارنگ با قالب زیبا و جذاب باشید.
برنامه ریزی بر مبنای توان واقعی
همه انسان ها ظرفیت و توان مشخصی برای انجام کارها دارند و این موضوع در تک تک افراد متفاوت است. بنابراین، باید به تناسب توانایی‌ها، مهارت‌ها و منابع مالی و فیزیکی خود اهداف و وظایف آینده تان را مشخص کنید. اگر بخواهید برنامه‌تان را فراتر از توان واقعی تعریف کنید، بدون شک در آن شکست می‌خورید.
برای آنکه بتوانید کارهایتان را به درستی با نظم و ترتیب مشخصی انجام دهید باید مطابق با توان واقعی خود برنامه ریزی کنید. شما نمی‌توانید چندین کار سخت و سنگین را به طور هم زمان انجام دهید و در پایان روز به اندازه کافی استراحت کنید و به اوقات فراغت خود هم برسید. بدین ترتیب، ابتدا ظرفیت واقعی خود برای انجام کارها را تخمین بزنید و مطابق با آن برنامه‌ریزی کنید.
قراردادن وظایف سنگین که انجام شان از توان واقعی شما به دور است فقط باعث خستگی بیش از حد و کاهش بهره‌وری شما می‌شود. بنابراین، از فشار بیش از حد به خود دست بردارید و بر اساس توانایی‌هایتان اهداف قابل تحقق و منطقی را برای دستیابی مشخص کنید.
به طورکلی، برنامه ریزی مطابق با توان واقعی باعث می‌شود بین اهداف خود و توانایی هایتان تعادل داشته باشید. و در عین حال به تناسب توانایی، مهارت و منابع واقعی، با بازدهی بیشتری وظایفتان را انجام دهید.
تعهد و پایبندی به برنامه ها
برنامه ریزی ساده ترین کاری است که برای رسیدن به اهدافتان می‌توانید انجام دهید. بخش سخت ماجرا پایبندی به برنامه‌ها، پذیرش مسئولیت‌ها و انجام کارها در زمان مقرر است. حقیقت آن است که تعهد به زمان‌بندی برنامه برای همه افزاد کار بسیار سختی است اما هیچ چیز غیرممکن نیست.
در این راه باید اراده‌ای قوی داشته باشید و کار امروز را به فردا نسپارید. چرا که می‌تواند به عادت همیشگی شما تبدیل شود. اگرچه تعهد به برنامه ریزی پس از گذشت مدت زمانی ممکن است کم رنگ شود اما برای دستیابی به اهدافتان باید عادت پایبندی به برنامه را در خود نهادینه کنید.
رسیدن به اهداف تعیین شده و انجام صحیح کارها فقط با پایبندی به برنامه ریزی و پذیرش مسئولیت‌ها ممکن می‌شود. همچنین، ارزیابی عملکرد در پایان هر دوره استفاده از پلنر این امکان را به شما می‌دهد تا میزان پایبندی شما به برنامه‌ریزی و نزدیک شدن به اهدافتان مشخص شود. در این صورت ایجاد تغییرات به منظور افزایش کارایی برای برنامه‌های بعدی آسان‌تر خواهد بود.
جمع بندی
نحوه استفاده از پلنر برای بیشتر افراد آسان به نظر می‌رسد. اما در حقیقت برای برنامه‌ریزی دقیق و هدفمند پیش از انجام هر کاری باید تکنیک‌های کار و نحوه استفاده از دفتر برنامه ریزی را به صورت کامل یاد بگیرید. این ابزار آماده کمک به مدیریت زمان و وظایف شما است و باید با طرز استفاده از آن آشنایی کاملی داشته باشید.
در این مطلب سعی کردیم شما را با نحوه کار با پلنر آشنا کنیم. آیا شما تجربه استفاده از پلنر را دارید؟ به نظر شما یک پلنر تا چه اندازه می‌تواند در مدیریت زمان و تحقق اهداف مؤثر باشد؟ درصورت داشتن سوال درباره انتخاب نوع پلنر یا انجام برنامه ریزی در پلنرها در بخش دیدگاه‌ها سوال‌ها و نظرات خود را با ما درمیان بگذارید.